Сотрудник отправляется по делам компании в другую страну, где использует услуги такси ,оплачивая поездки карточкой организации. организация, предоставляющая услуги такси отправляет на Email информацию о поездках на русском языке. Появляются данные о том, откуда и когда была совершена поездка, а также при помощи какой платежной системы была проведена оплата.

Что нужно для того, чтобы такие расходы были зарегистрированы как хозяйственные (командировочные)?

Во-первых, должно быть распоряжение о командировке. В нем необходимо указать:

• Лицо, которое отправляется в рабочую поездку – его имя, фамилия, должность;
• Время командировки – продолжительность поездки, дата, до которой сотрудник будет в отсутствовать и т. д.;
• Конечный пункт командировки и организация, в которую сотрудник отправляется.

Конечным пунктом командировки является не только город, в который командирован сотрудник, но и адрес места работы. В этом случае работнику могут быть полностью возмещены расходы на общественный транспорт от железнодорожного вокзала, аэропорта или автовокзала другого населенного пункта до адреса, указанного в распоряжении, и обратно. Поэтому, чтобы компания могла списать эти поездки в расходы, рекомендуется указать в распоряжении также конкретные места, адреса, которые необходимо посетить для выполнения рабочих обязанностей.

Цель и задача командировки должны быть связаны с достижением целей и задач, которые были запланированы.Может быть предоставлена и другая информация, которую руководство и бухгалтеры сочтут необходимой.

Чтобы списать эти поездки в расходы, в качестве оправдательного документа рекомендуется использовать распоряжение о командировке, отчет о поездках, упомянутый читателем, и оборот банковского счета, где можно увидеть упомянутые платежи за поездки.